15 mei 2023
Efficiënt, effectief en zinvol overleg: zo ziet onze CAN overlegstructuur eruit!
Rowena van de Vossenberg
Manager Marketing
Eerder al schreven we een blogartikel over ‘Behoefte-gestuurd overleggen: niet omdat het moet, maar omdat het CAN!’ Essentie van dat artikel is dat we bij CAN niet overleggen (inplannen) om het overleggen, omdat het nu eenmaal zo gepland staat, maar juist enkel overleggen op basis van inhoudelijke behoefte(n). Zo vinden overleggen enkel plaats als het echt moet. Daarnaast hebben we allerlei richtlijnen opgesteld rondom overleggen, zodat een overleg zo efficiënt (en snel) mogelijk verloopt. Zo werken we inmiddels al vele jaren naar tevredenheid.
In de aan tafel met Nelis van Q1-2023 is te lezen dat we bij CAN in 2023 een aantal structuurwijzigingen hebben doorgevoerd. Zo hebben we o.a. het MT uitgebreid naar 7 personen, een verantwoordelijke aan elke afdeling gekoppeld en, daar is die weer, onze overlegstructuur herzien. Oja? Ja! Nog altijd werken we volgens het principe ‘overleg naar behoefte’, maar als je met 7 mensen MT-meetings doet, dan ontkom je er vanwege de volle agenda’s niet aan om daar een overlegstructuur onder te leggen. Daar is echter, passend bij de CAN-cultuur, goed over nagedacht. Daarover vertellen we in dit artikel meer.
Een goed en frequent overlegritme bespaart tijd
Zoals gezegd, wanneer je met 7 mensen een MT vormt, dan wordt het lastig om de agenda’s op elkaar af te stemmen en dus moet je werken met een geplande overlegstructuur. Anderzijds betekent het ook dat er 7 mensen aan tafel zitten en je die geplande overleggen dus zo efficiënt mogelijk moet insteken. De uitdaging: grip op de zaak houden zonder dat je verzandt in urenlange overleggen op dag- of weekbasis. Hoe doe je dat? Om daar achter te komen zijn we in de theorie gedoken en hebben we de best practices van andere organisaties erbij genomen. Daaruit bleek o.a.:
- Een goed (frequent) overlegritme (wat ook per chat, telefoon etc. kan plaatsvinden) bespaart tijd. Je kunt snel schakelen, hoeft niet te wachten als je vastloopt, kunt sneller problemen oplossen en er is minder ruis op de lijn.
- Structurele meetings kun je het beste aan het begin van de week houden. Dan zit iedereen nog goed in de energie. Bovendien kun je de besproken acties diezelfde week dan nog uitzetten en waar mogelijk afronden, in plaats van dat je ze over een weekend heen moet tillen waardoor de urgentie lager wordt.
- Laat meetings plaatsvinden op een geschikt tijdstip. En nee, dat is niet op maandagmorgen om 9.00u. Waarom niet? Omdat mensen dan niet de gelegenheid hebben om zich in te lezen in de laatste informatie c.q. de week/maandcijfers pas net beschikbaar zijn en dus nog niet aandachtig zijn doorgenomen
Van wekelijkse check-in tot jaarlijkse heidag
Met dat in het achterhoofd, maar zeker ook door goed te kijken naar best practices en theorie zijn we uiteindelijk tot de volgende overlegstructuur gekomen:
- Een wekelijkse check-in call
- Een maandelijkse meeting
- Een kwartaalreview
- Een jaarlijkse meetup
Al deze overleggen staan op zichzelf. Dat betekent dat ze ieder hun eigen doel en agenda hebben. Wanneer er een maandmeeting plaatsvindt, blijft ook de wekelijkse check-in staan. Deze vervalt niet, omdat deze een ander doel en andere agendapunten (o.a. andere statistieken die besproken worden) heeft.
Bij alle bovengenoemde overleggen hanteren we, zoals in de inleiding van dit artikel al benoemd, de overlegprincipes zoals we die binnen CAN hanteren. Ofwel: effectief, efficiënt en zinvol overleg! Dat betekent bijvoorbeeld dat:
- Ieder overleg een vooraf bepaald doel en vooraf bepaalde agenda heeft
- De juiste personen aan tafel zitten
- Het overleg voorbereid is en ieder individu goed ingelezen aan tafel komt
- Er een voorzitter en tijdsplanning (per agenda-item) gekoppeld zijn aan het overleg
- Er tijdens een overleg geen feiten worden besproken die vooraf voorbereid hadden kunnen zijn; het draait om conclusies trekken en besluiten nemen
- Uitzoekwerk, discussiepunten, opvolgacties etc. worden ingepland na het overleg en worden niet tijdens het overleg uitgepraat/uitgewerkt
- Er vindt goede vastlegging plaats van actie- en besluitpunten
- Plan na een meeting eventueel direct wat uitwerktijd
- Periodiek wordt de overlegstructuur en effectiviteit daarvan geëvalueerd: wat gaat goed, wat gaat niet goed, wat kan beter/anders?
De wekelijkse check-in
De wekelijkse check-in is een 30-minuten durende digitale meeting met als doel de voortgang borgen en issue-management (korte termijn). Elke afdeling heeft zijn eigen week KPI’s die even kort worden besproken (de uitzonderingen daarop). Ook is er ruimte voor het delen van succesmomenten. Output van deze meeting zijn acties die binnen 1 à 2 weken opgevolgd worden.
Maandelijkse MT-meeting
Doel van deze meeting is over wat ‘grotere’ punten besluiten nemen en bekijken wat we geleerd hebben en wat we als organisatie moeten doen (next step). De meeting vindt iedere tweede maandag van de maand plaats (zodat alle data van de vorige maand binnen is) en duurt max. 1,5 uur. Elke afdeling heeft zijn eigen maand KPI’s die even kort worden besproken. Daarnaast wordt er gekeken naar leermomenten van afgelopen maand, doelen van komende maand en de focus van het (komende) kwartaal.
Kwartaalreview
Eens per kwartaal vindt op een dinsdagavond de kwartaalreview plaats. Deze duurt max. 3 uur en heeft als doel terugblikken op het vorige kwartaal, vooruitblikken op het komende kwartaal en doelen stellen voor over een kwartaal. Wat zijn de issues, wat zijn de leermomenten en wat zijn de speerpunten voor aankomende tijd? Welke doelen stellen we voor over een kwartaal en wat zijn relevante lange termijn zaken (visie en stip op de horizon) die aandacht vereisen? Tot slot is er ruimte voor evaluatie van het MT, van de overlegstructuur en van de afdelingen.
Jaarlijkse meetup
Eens per jaar vindt er een jaarlijkse meetup plaats. Een heidag, op externe locatie, waarbij de tijd wordt genomen om terug te kijken op afgelopen jaar (wat ging goed, wat ging niet goed en wat kan beter) en vooruit te kijken op komend jaar, inclusief het stellen en aanscherpen van doelen (voor het komende jaar en de langere termijn).
Doorvertaling naar de afdelingen
Met ingang van 2023 heeft het MT van CAN deze nieuwe overlegstructuur geformuleerd. Daarbij is, zoals gezegd, rekening gehouden met de overlegprincipes zoals we die binnen CAN kennen. Vervolgens heeft er, met deze principes en filosofie in het achterhoofd, ook een doorvertaling plaatsgevonden van de overlegstructuur naar de afdelingen. Iedere afdeling kan daar naar eigen wens vorm en invulling aan geven, maar over het algemeen ziet dit er als volgt uit:
- Elke maand vindt er een afdelingsoverleg(je) plaats waarin op hoofdlijnen relevante zaken worden besproken.
- Deze overleggen hebben ieder hun eigen doel en waar mogelijk een vaste agenda.
- Wanneer er geen behoefte is aan een bepaald maandoverleg, omdat er op andere manier overlegd is (bijv. via chats, andere structuren), dan kan het maandoverleg komen te vervallen.
Naast MT- en afdelingsoverleggen wordt dit alles ook verder uitgerold binnen de organisatie. Betekent dat nog meer overleggen? Nee, daar blijven we nog altijd scherp op. Maar het betekent wel dat we collega’s handvaten geven en best practices delen over hoe je effectief, efficiënt en zinvol kunt overleggen. En dat hoeft niet altijd een fysieke meeting te zijn met veel personen aan tafel, maar kan bijvoorbeeld ook in een groepschat in Teams of korte call. En als het wel een fysieke meeting is, dan wijzen we op de overlegprincipes. Credo daarbij is: een goede voorbereiding is het halve werk!
Effectief, efficiënt en zinvol overleg
Efficiënt, effectief en zinvol overleggen betekent dus dat je het goed moet voorbereiden, maar ook vooraf, tijdens en zelfs na het overleg kritisch moet kijken hoe het beter of anders kan. Dat valt of staat ook met een aantal andere zaken:
- Uit onderzoek is naar voren gekomen dat voor (de meeste) mensen het meest geschikte tijdstip voor meetings ‘in de middag’ is (of einde ochtend). Je hebt dan nog genoeg energie om een meeting bij te wonen. Anderzijds: meetings direct aan begin van de werkdag zorgen vaak voor afleiding daarna, want je blijft ‘erin hangen’. Je gaat direct taken uitwerken of het kan zijn, als het een beladen meeting was, dat je in die emotie blijft hangen, waardoor je vervolgens niks meer gedaan krijgt. Voor veel mensen is de vroege ochtend het moment waarop ze hoog in de energie zitten en dat leent zich dus uitstekend voor concentratiewerk (deep work). Het is dan handiger om dat werk eerst te doen en daarna pas aan meetings te beginnen.
- Ander onderzoek: uit analyse van succesvolle (zaken)mensen blijkt dat zij meetings juist zoveel mogelijk proberen te vermijden. Wees continu kritisch: is deze meeting nodig?
- Vraag jezelf af of je bij elke meeting waar je voor wordt uitgenodigd aanwezig moet zijn? Of ben je overbodig en de ‘zoveelste’ persoon aan tafel? Vraag de organisator naar het doel van de meeting en naar jouw verwachte inbreng/rol daarin. Voeg jij echt wat toe? Als het antwoord nee is, meld je dan af. Durf dus ook nee te zeggen!
- Vraag je na elke meeting af of deze constructief was? Geef feedback aan de organisator. En bepaal op basis daarvan of het een volgende keer anders kan en of dat jij wel nodig bent.
- Vraag een organisator om een meeting te verplaatsen naar een voor jou geschikter tijdstip. In overleg is veel mogelijk en het zorgt ervoor dat het beter in jouw planning past. Accepteer niet klakkeloos alle meetings waar je voor wordt uitgenodigd.
- Bundel waar mogelijk meetings op bepaalde (mid)dagen. Zorg ervoor dat meetings niet continu je werkdag onderbreken. Liever twee meetings achter elkaar, dan elke dag één meeting tussendoor. Kijk ook naar de tijd tussen meetings. Wanneer je 30 minuten tussen twee meetings hebt, krijg je doorgaans weinig gedaan in dat half uur. Verspilde tijd dus. Beter is het dan om ze op elkaar aan te laten sluiten.
- Al met al ben je de baas over je eigen agenda: laat anderen niet te pas en te onpas bepalen hoe jouw werkdag/werkweek eruitziet. Uiteraard in goed overleg, en soms is het niet anders, maar als je kritisch bent ga je zien dat het je tijd bespaart en dat je effectiever en efficiënter werkt en overlegt.
Time- en energiemanagement: getting things done!
Niet iedereen is zich bewust van deze ‘mogelijkheden’. En ook niet iedereen durft nee te zeggen tegen een ander, wanneer hij/zij wordt uitgenodigd voor een overleg maar het eigenlijk overbodig vindt. Of durft het te zeggen wanneer een overleg niet goed is voorbereid, inefficiënt verloopt of wanneer er bijvoorbeeld te vaak en te veel overleggen plaatsvinden. Vaak accepteren we maar alle meetings waar we voor worden uitgenodigd c.q. accepteren we de gang van zaken zoals die gaat. Hoort erbij toch? Nee, wat ons betreft niet!
Om die reden focussen we binnen CAN ook op een stukje bewustwording creëren hierover. Onder andere door een time- en energiemanagement workshop aan te bieden aan de collega’s. In deze workshop is aandacht voor ‘de juiste dingen gedaan krijgen’ tijdens je werk. Zaken die hierin aan bod komen en dus direct raakvlak hebben met effectief, efficiënt en zinvol overleg zijn:
- Hoe deel je jouw werkweek goed in?
- Hoe krijg je concentratiewerk (beter) gedaan (plannen maken, uitwerken van zaken)?
- Hoe vind je de juiste balans tussen in- en ontspanning (privé-werkbalans)?
- Een routine voor jezelf maken: herkennen wanneer je hoog en laag in je energie zit en uitvinden wat voor jou werkt om zaken voor elkaar te krijgen.
- Etc. etc.
Door het via deze workshop te delen met collega’s wordt bijvoorbeeld efficiënter overleggen bespreekbaar binnen de cultuur. Iedereen heeft de theorie gehoord, dus als een collega voorstelt om een overlegpunt niet fysiek te bespreken, maar bijvoorbeeld af te tikken via een document en bijbehorende groepschat, dan wordt daar niet raar van opgekeken. Ook wanneer een collega nee zegt of vraagt om een overleg te verplaatsen naar een, voor hem/haar, geschikter moment, is er begrip. Kortom, door deze zaken onder de aandacht te brengen kunnen mensen hierover meedenken en wordt het bespreekbaar. Op die manier kan iedereen zijn/haar werkweek effectiever, efficiënter en op een voor hem/haar prettige manier inrichten met de juiste balans tussen in- en ontspanning, maar zeer zeker ook de juiste balans tussen ‘werktijd’ en ‘overlegtijd’.
Join the club?!
Die workshop, daar kunnen we nog een heleboel over vertellen, maar daarover later meer in een ander artikel. Mocht je vragen hebben over de overlegstructuur, neem dan gerust contact met ons op. En denk je: “hé die club die heeft het goed voor elkaar. Lijkt me leuk om daar deel van uit te maken!”. Kijk dan eens naar onze openstaande posities. Staat er niets passends voor je tussen? We zijn erg benieuwd naar jouw skills en ambities. Laat ons weten hoe jij denkt dat wij elkaar kunnen versterken.
Teamtalk
Lees wat onze teamspelers inspireert, hoe we binnen onze club werken en wat onze (persoonlijke) dromen en doelen zijn.
19 januari 2022
Van CANtoor naar CAN clubhuis
Een ontmoetingsplek waar je energie van krijgt! Een nieuw jaar, nieuwe kansen en nieuwe plannen! Voor het team van CertificeringsAdvies Nederland (CAN) bracht de start van 2022 nog iets nieuws: een gloednieuwe werklocatie. Daarmee laten we het CANtoor in Veghel achter ons en is onze hoofdlocatie het ‘CAN clubhuis’ vanaf nu gevestigd aan de Bruistensingel […]
10 januari 2022
Werken bij CAN is werken volgens het CAN model: geen hiërarchie of standaardtaken. Maar wat dan wel?
Zo werkt ons organisatiemodel: Het CAN Model Is dit weer zo’n standaardverhaaltje over de missie, visie, kernwaarden en doelstellingen van een organisatie die je ook op kunt zoeken op hun website? Nee joh, zeker niet! Bij CertificeringsAdvies Nederland (CAN) werken we niet volgens theoretische modellen, houden we niet van hiërarchie en zijn we al helemaal […]
