3 mei 2019

Een kijkje achter de schermen bij de Management Assistent en Financieel Medewerker

Eline Kerkhof

Management Assistent & AFAS-beheerder

Ze vormen geen afdeling samen, maar zijn wel te vinden in dezelfde kantoorruimte en ook werken ze dagelijks in hetzelfde automatiseringssysteem. Management Assistent Eline en Financieel medewerker Leanne vertellen voor de rubriek ‘kijkje achter de schermen’ over hun werkzaamheden binnen CertificeringsAdvies Nederland. Wat zijn hun taken, welke verantwoordelijkheden hebben ze binnen hun functies en waar zitten toekomstige uitdagingen?

AFAS staat centraal

Eline: “In onze dagelijkse werkzaamheden zijn zowel Leanne als ik veel bezig met de software van AFAS, ons CRM-systeem. Hierin regelen we bijvoorbeeld de financiële administratie, de projectadministratie voor klanten, maar ook de HR administratie. Het AFAS-systeem is leidend binnen onze organisatie. Daarmee bedoelen we dat we zoveel mogelijk processen en taken efficiënt proberen te automatiseren via AFAS, zodat er zo min mogelijk ‘mensenwerk’ aan te pas komt. Daardoor kunnen collega’s zich bezighouden met hun kerntaken, in plaats van met administratieve ‘rompslomp’.”

Leanne: “Het uitrollen van AFAS binnen onze organisatie gaat stapje voor stapje. We zijn begonnen met sales-, CRM- en financiële processen en dat breiden we steeds verder uit. Komende tijd gaan we, Eline en ik, bijvoorbeeld aan de gang met het uitrollen van de HRM-functionaliteit in AFAS. Zo gaan we aan de slag met het uitbreiden van ons personeelshandboek, maar bijvoorbeeld ook met het beter inregelen van de verlofmodule binnen AFAS. Om alles in goede banen te leiden volgen we ook regelmatig cursussen bij AFAS. Zo leer je het systeem beter kennen en kun je sneller stappen maken.”

Ontwikkelingsreis procesmanagement

De verbindende factor

Eline: “Ik ben al vele jaren werkzaam bij CertificeringsAdvies Nederland. Wat me erg aanspreekt binnen de organisatie is dat het een jonge, energieke club is met veel doorgroeimogelijkheden. Voorheen was ik voornamelijk bezig met administratieve taken voor de opleidingen van de CAN Academy. Van daaruit ben ik eigenlijk doorgegroeid naar mijn huidige functie als Management Assistent. In die functie heb ik twee petten op; enerzijds heb ik een ondersteunende rol richting het MT en natuurlijk richting collega’s en anderzijds ben ik veel bezig met het verbeteren van de bedrijfsprocessen met behulp van het automatiseringssysteem AFAS.

Vanuit mijn rol als Management Assistent ontlast ik als het ware het MT. Zo beheer ik de MT agenda’s, sluit ik aan bij de tweewekelijkse MT vergaderingen om bijvoorbeeld te notuleren en volg ik de taken op die uit de meeting voortkomen. Het leuke aan mijn rol is dat ik vanalles hoor en zie vanuit alle hoeken van de organisatie. Eigenlijk ben ik daardoor de verbindende factor tussen MT en andere afdelingen, maar ook tussen afdelingen onderling. Wanneer er ergens een vraag komt, dan kan ik daar vaak op inspelen.”

CAN clubhuis overleg

Collega’s efficiënter laten werken

Eline: “Binnen mijn functie heb ik regelmatig overleg met collega’s, want zij zijn immers de mensen die dagelijks met de bedrijfsprocessen en workflows die ik in AFAS opzet moeten werken. Ik wil het hen zo makkelijk mogelijk maken, maar daarvoor heb ik wel hun feedback en ideeën nodig. Zo maken we het systeem steeds beter en efficiënter. Dat maakt het leuk en geeft mij veel voldoening. Zeker wanneer ik zie dat ik hiermee collega’s tijd bespaar.

Wat verder ook binnen mijn werkzaamheden valt is het opstellen van managementrapportages. De data daarvoor haal ik uit AFAS en zo kan ik een realistisch beeld geven van de stand van zaken op verschillende gebieden. Deze informatie lever ik dan weer aan het MT aan. Tot slot ben ik ook maandelijks bezig met de urenregistratie van collega’s zodat ik vervolgens kan factureren. Al met al zijn mijn werkzaamheden behoorlijk divers en uitdagend, waardoor ik dagelijks vol nieuwe energie aan de slag ga!”

Werken op de laptop bij CAN

Focus op het financiële proces

Leanne: “Net als Eline werk ik dagelijks in AFAS. Vanuit mijn functie als Financieel medewerker ligt bij mij de focus voornamelijk op het financiële proces. Dat houdt onder andere in het boeken van de bank, het boeken van inkoopfacturen, het factureren van de inschrijvingen voor onze opleidingen en natuurlijk de debiteuren- en crediteurenadministratie.

Naast deze wat vaker voorkomende activiteiten ben ik binnen mijn functie o.a. ook verantwoordelijk voor het aangeven van de omzetbelasting, het doorgeven van de gewerkte uren aan het loonbedrijf en het bijhouden van de verzekeringen. Vanuit mijn rol heb ik regelmatig contact met allerlei partijen; van het nabellen van debiteuren tot aan het contact met de belastingdienst en van het regelen van zaken via diverse leveranciers tot aan gesprekken met de partij die onze pensioen administratie verzorgt.”

Laptop, dopper en muismat van CAN

Veel uitdagingen en ontwikkelingen

Leanne: “Het is een hele klus om het financiële proces stap voor stap goed in te richten binnen de organisatie en in AFAS. Persoonlijk vind ik het een leuke uitdaging om steeds weer op zoek te gaan naar verbeterpunten om zo de financiële processen binnen de organisatie soepeler te laten verlopen en waar mogelijk te automatiseren. Bijkomend voordeel is dat we regelmatig de mogelijkheid hebben om naar een cursus bij AFAS te gaan. Zo ontwikkel je jezelf en doe je nieuwe kennis op die je vervolgens direct kunt toepassen binnen de organisatie.

Eigenlijk vind ik alle taken die onder financieel vallen leuk om te doen. Eén van de leukste dingen vind ik de maandelijkse financiële rapportage maken. Dat is simpel gezegd eigenlijk een beetje puzzelen en uiteindelijk inzichtelijk krijgen hoe het gaat met het bedrijf. Dat werk ik dan, samen met het MT, uit tot een maandelijks financieel overzicht en zo kunnen we samen bekijken of we als organisatie op koers liggen richting onze gestelde doelen.”

CAN doppers

Join the club?!

Wil jij net als Eline en Leanne werken in een enthousiast team met veel uitdagingen in je werkzaamheden? Kijk dan eens naar onze openstaande vacatures! Zit er geen passende vacature voor je tussen, maar zie je wel kansen om elkaar te versterken? Laat ons dan weten waarom jij onze selectie kunt versterken. Doe een open sollicitatie of neem contact op.

Vacatures

Teamtalk

Lees wat onze teamspelers inspireert, hoe we binnen onze club werken en wat onze (persoonlijke) dromen en doelen zijn.

19 januari 2022

Van CANtoor naar CAN clubhuis

Een ontmoetingsplek waar je energie van krijgt! Een nieuw jaar, nieuwe kansen en nieuwe plannen! Voor het team van CertificeringsAdvies Nederland (CAN) bracht de start van 2022 nog iets nieuws: een gloednieuwe werklocatie. Daarmee laten we het CANtoor in Veghel achter ons en is onze hoofdlocatie het ‘CAN clubhuis’ vanaf nu gevestigd aan de Bruistensingel […]

10 januari 2022

Werken bij CAN is werken volgens het CAN model: geen hiërarchie of standaardtaken. Maar wat dan wel?

Zo werkt ons organisatiemodel: Het CAN Model Is dit weer zo’n standaardverhaaltje over de missie, visie, kernwaarden en doelstellingen van een organisatie die je ook op kunt zoeken op hun website? Nee joh, zeker niet! Bij CertificeringsAdvies Nederland (CAN) werken we niet volgens theoretische modellen, houden we niet van hiërarchie en zijn we al helemaal […]

Recent

Aan tafel met Nelis (Q3-2022)

3 oktober 2022

Aan tafel met Nelis (Q2-2022)

4 juli 2022

Een zonnige barbecue met dit jaar 2 grillmasters!

24 juni 2022